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Datenschutzanfragen schnell und umfassend bearbeiten

Mit dem systemübergreifenden Kundenindex von TOLERANT Software können Unternehmen in Sekundenschnelle prüfen, ob sie eine anfragende Person kennen und in welchen Systemen Daten zu dieser Person liegen könnten.
Der Kundenindex hilft ihnen dabei, ihrer Auskunftspflicht zu Datenschutzanfragen nachzukommen.

Herr Szymanski heißt der Kunde am Telefon und er möchte wissen, ob seine persönlichen Daten im Unternehmen gespeichert werden. Das Recht dazu gibt ihm die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gemäß Artikel 15 der DSGVO dürfen Personen Auskunft über die Speicherung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Doch wie können betroffene Unternehmen fristgerecht sämtliche Verzeichnisse und Datenbanken durchsuchen und dabei noch ähnliche Schreibweisen berücksichtigen? Die Stuttgarter Firma TOLERANT Software hat einen zentralen Kundenindex entwickelt, mit dem Daten systemübergreifend durchsucht und ausgewertet werden können. Mit der neuen Lösung können Datenschutzanfragen wesentlich schneller und einfacher bearbeitet werden.

Der systemübergreifende Kundenindex ist ein zentraler Datentopf, in dem die Kundenstammdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Schlüsselmerkmale) aus sämtlichen Quellen, Datenbanken und Verzeichnissen zweckgebunden für Anfragen zum Datenschutz zusammengeführt werden. Dieser Index wird dann fehlertolerant durchsucht. Die fehlertolerante Suche (im Software-Fachjargon heißt sie „unscharfe“ Suche) berücksichtigt auch ähnliche Schreibweisen. Das System erkennt auch bei schwierigen Schreibweisen und mit unvollständigen Informationen, welche Personen gemeint sein könnten. Bei Eingabe des Suchworts „Szymanski“ werden dem Anwender so in Sekundenbruchteilen auch Kundendaten zu „Schimanski“ und „Sczymansky“ in der Ergebnisliste zusammen mit dem Bezug zum Quellsystem präsentiert. Somit kann sichergestellt werden, dass keine Informationen unter den Tisch fallen. Die folgende Recherche in den jeweiligen Quellsystemen zu weiteren Daten und Informationen gelingt leicht, da ja schon die Treffer mit Schlüsselmerkmal ermittelt wurden.

Mit dem systemübergreifenden Kundenindex können Firmen sicher sein, ihrer Auskunftspflicht gemäß DSGVO vollständig nachzukommen. Mit der Lösung von TOLERANT Software können sie dem Antragsteller fristgerecht darüber Auskunft geben, ob er in ihren Systemen geführt wird und wenn ja, zu welchem Zweck die Speicherung seiner Daten erfolgte. Das spart viel Recherchezeit, denn eine aufwändige Einzelsuche in unterschiedlichen Datensystemen erübrigt sich dadurch.

Der systemübergreifende Kundenindex von TOLERANT Software ist kompatibel zu Windows- und Linux-Betriebssystemen und kann auch als Webservice genutzt werden.

Der Beitrag erschien am 18. März 2021 in englischer Sprache im Onlinemagazin Risk & Compliance Platform Europe.

Möchten Sie mehr erfahren? Dann freuen wir uns auf Ihre E-Mail an info@tolerant-software.de oder Ihren Anruf unter Tel. 0711/49044850.

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Der Artikel ist auch in EN verfügbar.