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»Wer bin ich, und wenn ja – wie viele?«

So lautet der Titel eines philosophischen Bestsellers. Die Frage nach der Identität ist aber nicht nur ein Gedankenspiel, sie berührt ganz handfeste Aspekte des modernen Alltags. Ohne klare Identität geraten nicht nur Personen durcheinander, sondern auch Datenbanken. Dubletten sind mehrfache Einträge für ein und denselben Kunden in Ihrer Datenbank.
Solche Doppelgänger sind nicht bloß lästig – sie können richtig gefährlich werden. Warum, und wie Sie ihr Unternehmen davor schützen, davon handeln diese Beiträge.

Kunden per Post mehrfach anzuschreiben, wirft nicht das beste Licht auf den Absender. Firmen, die es nicht schaffen, Dubletten zu vermeiden, wirken schlecht organisiert. Zudem entstehen unnötige Kosten für Produktion und Porto.

Doch das sind Kleinigkeiten, verglichen mit anderen Aspekten. Wirklich gravierende Auswirkungen haben Dubletten auf Ihre geschäftlichen Entscheidungen. Dubletten fragmentieren das Kundenbild, wie ein zerbrochener Spiegel. Geschäftliche Entscheidungen, die auf einer solchen Basis gefällt werden, können fatal sein. Sie könnten beispielsweise die Bestellung eines Kunden akzeptieren, obwohl er ein schlechter Zahler ist. Oder Sie erkennen nicht, dass ein langjähriger Kunde großes Potential hat, weil Sie versehentlich die Verkaufshistorie einer kürzlich angelegten Dublette betrachten.

Rechtliche Anforderungen verpflichten Sie zusätzlich, mit den Informationen Ihrer Kunden sorgsam umzugehen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fordert, Kunden nur dann
per Telefon oder E-mail anzusprechen, wenn diese der Ansprache zustimmen. Falls Kunden verlangen, keine Werbung zu erhalten, müssen Sie dies berücksichtigen, sonst drohen empfindliche Strafen. Bei Geschäftsentscheidungen gelten weitere gesetzliche Richtlinien –
z.B. bei der Kreditvergabe die Vorgaben nach Basel III und Meldepflichten von politisch exponierten Personen (PEP). Um all diese Anforderungen erfüllen zu können, müssen Kunden
in Ihrer Datenbank eindeutig hinterlegt sein – ohne Dubletten.

Mit einer Reihe von aufeinander aufbauenden Maßnahmen können Sie das tückische Thema kontrollieren. Alles fängt mit einer einfachen, fehlertoleranten Kundensuche an. Damit finden Sie Ihre Kunden schnell und treffsicher. Wenn Sie Datensätze neuer Kunden anlegen, sollten Sie vor dem Speichern auf mögliche Dubletten hin prüfen. Bei der Eingabe der Daten sollten Sie auch checken, ob Kunden auf Sanktionslisten geführt werden oder als politisch exponierte Personen (PEP) einer besonderen Meldepflicht unterliegen. Zu guter Letzt empfiehlt es sich, den Kundenstamm regelmäßig auf Dubletten zu durchleuchten und gefundene Dubletten sauber zusammenzuführen.

Das ist eine Menge unvermeidlicher Arbeit. Die gute Nachricht dabei:
Unsere Produkte nehmen Ihnen einen großen Teil davon ab.
TOLERANT Software sorgt für saubere, effizient verwaltete Kundendaten.

Jörg Vogler

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