De la calidad de los datos a una mayor seguridad en los procesos
Testimonio de una compañía de seguros europea
La calidad de los datos y el cumplimiento normativo hace tiempo que dejaron de ser cuestiones informáticas aisladas para las compañías de seguros. Influyen en prácticamente todos los procesos empresariales, desde la captación de clientes y la gestión de carteras hasta la tramitación de siniestros y las auditorías regulatorias. Nuestra organización se enfrentaba precisamente a este reto.
A lo largo de muchos años, nuestros sistemas y procesos habían ido creciendo. Se incorporaron nuevos requisitos, se implementaron las disposiciones normativas y se ampliaron las aplicaciones especializadas. La actividad operativa funcionaba de forma fiable; sin embargo, constatamos que una parte considerable del esfuerzo diario no contribuía directamente a la creación de valor. Las aclaraciones manuales, los trabajos de revisión y las comprobaciones se habían convertido en parte integrante de la rutina diaria. Muchas de estas actividades se consideraban inevitables, ya que formaban parte de los procesos desde hacía años.
Esto se ponía de manifiesto especialmente en el manejo de los datos de clientes y contratos. Las diferentes fuentes de datos, los registros históricos y las diversas vías de registro hacían que la información no siempre estuviera disponible con la calidad o la coherencia deseadas. Para nuestros departamentos especializados, esto suponía un esfuerzo adicional a la hora de buscar, clasificar y verificar la información. Al mismo tiempo, los requisitos en materia de trazabilidad, documentación y cumplimiento normativo aumentaban continuamente.
En este contexto, decidimos implantar las soluciones de TOLERANT. Nuestro objetivo no era introducir un sistema más, sino mejorar los fundamentos sobre los que se asientan nuestros procesos. Para ello, nos centramos en la calidad y la coherencia de nuestros datos, así como en la posibilidad de utilizar la información de forma más fiable en todos los sistemas.
Al poco tiempo pudimos constatar que la transparencia había mejorado notablemente en diversos ámbitos. Las duplicidades y los registros múltiples se podían detectar más fácilmente, la información de los clientes se podía fusionar de forma más coherente y muchas comprobaciones manuales se simplificaron considerablemente. Para nosotros resultó especialmente valiosa la posibilidad de hacer visibles las relaciones que antes solo se podían rastrear con un gran esfuerzo manual.
Las mejoras también se han notado en el ámbito del cumplimiento normativo. Los procesos de verificación se han vuelto más trazables, las decisiones se pueden documentar mejor y la preparación para las auditorías internas y externas ha ganado notablemente en eficiencia. En lugar de destinar recursos adicionales a controles manuales, hemos podido centrarnos más en la evaluación técnica y la valoración de riesgos.
Otro efecto positivo se ha puesto de manifiesto en la colaboración entre los departamentos especializados y el departamento de TI. Gracias a la mayor calidad de los datos y a una identificación más clara de los clientes y los contratos, se ha podido reducir el esfuerzo de coordinación y diseñar procesos más transparentes. Esto no solo facilita el día a día, sino que también sienta una base más sólida para futuras iniciativas de digitalización y automatización.
En retrospectiva, para nosotros fue especialmente importante que las mejoras no se basaran en medidas puntuales espectaculares, sino en un fortalecimiento sostenible de los fundamentos. La calidad de los datos, la identificación inequívoca y los procesos trazables pueden parecer poco visibles a primera vista. Sin embargo, en la práctica tienen una influencia considerable en la eficiencia, el cumplimiento normativo y la estabilidad organizativa.
Hoy en día, ya no consideramos los datos limpios y coherentes como un detalle técnico, sino como un factor estratégico de éxito. Nos permiten diseñar procesos más seguros, cumplir los requisitos normativos de forma más eficiente y seguir desarrollando nuestra organización a largo plazo. La colaboración con TOLERANT ha contribuido a reforzar esta base de forma sostenible.
— Director del área de Operaciones y Cumplimiento Normativo
Compañía de seguros europea
(nombre anonimizado a petición del cliente)
