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»Muss i denn zum Städtele hinaus«

Kennen Sie jemanden, der gerne umzieht? – Wir auch nicht. Trotzdem packen in Deutschland jedes Jahr rund 10% der Bevölkerung ihre Sachen und machen sich auf zu neuen Ufern – zählt man die Ortswechsel von Unternehmen mit, sind das über 20.000 Umzüge täglich!

Kein Wunder, dass da schon mal was durcheinanderkommt. Denn wer umzieht, kämpft ja in der Regel nicht nur mit Möbeln, Kisten, Kellern und Kammern unterm Dach, sondern auch noch mit Daten: Wer hat die neue Adresse schon, wem muss man sie noch mitteilen, ist die Telefonnummer eigentlich die alte, sollte man bei der Gelegenheit nicht gleich das Fax abmelden – und wo ist noch gleich die aktuelle Liste, auf der man sich dies alles notiert hatte?

Wir sprechen aus Erfahrung, denn TOLERANT Software ist gerade umgezogen. Die Distanz von der alten Adresse in der Forststraße 7 zur neuen in der Büchsenstraße 26 ist ein Klacks, und auch der Anlass ist erfreulich – unsere positive Geschäftsentwicklung. Doch der Aufwand ist groß, und die Details nicht unbedingt vergnüglich: Man muss mit aller Welt gleichzeitig kommunizieren, mit Handwerkern, Kunden, Lieferanten und Partnern, dem Handelsregister, der IHK, der Bank, den Sozialversicherungen, dem Finanzamt, dem Gewerbeamt, usw. Am Ende waren wir froh, es geschafft zu haben. Den Rücken freigehalten hat uns der gute alte Nachsendeantrag – ein Hilfsmittel, das leider immer weniger genutzt wird, das wir aber nachdrücklich empfehlen. Weitere Entspannung bringt das beruhigende Wissen, dass dank »TOLERANT Move« die neue Anschrift auch ohne unser Zutun beim Kunden landet. Wie das funktioniert, erklärt Ihnen Stefan Kröger in der Rubrik »Wissenswertes«.

Wenn Sie ebenfalls sicher sein möchten, dass Ihre Kundendaten stets aktuell sind, empfehlen wir neben unseren Produkten einen strukturierten Prozess. Das A und O ist regelmäßiger Kontakt. Alle, die mit Ihren Kunden sprechen, sollten die Adressdaten regelmäßig bestätigen lassen (»Wir haben von Ihnen folgende Anschrift hinterlegt, ist diese noch richtig?«). Informationen über neue Adressen sollten in einem sauber dokumentierten Ablauf in alle relevanten Systeme übertragen werden. Bitte beachten Sie auch, dass für die Adressänderungen in der Finanzbuchhaltung strengere Regeln gelten als in Ihrer Kundendatenbank. Und sollte Post als unzustellbar zurückkommen, dann lohnt es sich, im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten die neue Anschrift zu recherchieren bzw. einen zweiten Versuch der Zustellung zu wagen, damit keine Kundenbeziehung verloren geht.

Und zu guter Letzt noch ein gern vergessener Aspekt. Adressen können sich auch ohne Umzug ändern. Ca. 0,5%-1% der Straßen und Gemeinden in Deutschland sind jedes Jahr von Eingemeindungen und Umbenennungen betroffen. Damit Ihre Kundendaten auch hier aktuell bleiben, sollten Sie mindestens ein Mal im Jahr den Gesamtbestand postalisch überprüfen und korrigieren lassen – z.B. mit »TOLERANT Post«.

Jörg Vogler

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